如何统一管理分公司业务数据?|集团内销业务的流程化管控

发布时间:2018-07-12 作者:外贸软件 | 外贸管理软件 | 外贸ERP | 外贸邮件管理软件 | 外贸客户管理-宁波畅想软件股份有限公司

宁波世腾控股有限公司成立于2009年,是一家专业从事工程类产品设计、研发、生产、安装及售后服务于一体的拥有现代化管理体系的企业,是生产销售防撞护栏、金属波纹涵管、工程材料的专业厂家。目前拥有员工300余名,全国已成立16家子公司,在宁波、杭州、温州、泉州、贵阳、合肥、南京、西安、洛阳、郑州、兰州、太原、西宁、长沙、山东等地,产品销往全国各地。

宁波世腾控股有限公司由于公司日益壮大,员工众多,分公司遍布全国,迫切需要建立面向业务流程管理的、适应世腾金属制品未来的多组织运营架构变化的、支持跨组织跨部门跨地域的业务管理运作的、基于业务流程的管理系统平台,实现企业业务的流程化管控、协同化工作、数据化管理、标准化管理、集成化管理。

核心需求

1、支持跨组织跨部门跨地域的统一管理,总部和各公司人员权限自定义划分,实现各自权限查看和操作系统数据。

2、完整体现内销为主的信息、销售、采购、物流、安装的工作流程:

广告投放(付费和免费)——客户询盘(新老客户)——信息登记——信息分配(公共信息)——销售跟单(预计成交金额、预计成交时间)——销售向采购询价(内部询价单)——工厂询价单——工厂报价单——内部报价单——销售报价单——销售合同/废单——销售订单(质保金时间、金额、到期提醒)——采购合同——采购订单——打样单——客户打样确认单——工厂批量生产——工厂发货通知单——采购发货确认单——工厂发货单——物流公司(或个人车辆)信息及费用确认——入库单——出库单——安装团队信息及费用确认——安装——安装增补配件申请单——安装费用增加申请单——安装进度跟进——工程验收单——客户对账单——调账单——开票申请单——销售发票——发票登记——收款单——收款确认单——毛利核算单——提成结算单——售后服务——客户索赔——供应商索赔。

3、全面高效的行政人事管理和财务管理。

4、复杂的各类审批流程,并且支持通过手机app查看和审批。

5、各类统计分析报表,信息统计表,订单回款统计表,销售毛利统计表等。

解决方案

根据客户需求,细分为【我的i9】【基础资料】【销售管理】【采购管理】【仓库管理】【财务管理】【人事行政】【系统管理】几大范围,以定制化的模块功能、主界面看板、统计分析、审批工作流形成的统一管理平台,配合手机app的数据同步,充分实现客户的信息化管理目标。

以下举例说明功能实现方式:

1.主界面看板,信息明细表,推广明细表,信息销售回款表等,实时统计今天、本月、本年的各个分公司数据情况,以便管理者查看和分析。

2.销售管理落实到销售的每个环节,特别是推广后信息登记,可以自动转入到公共信息,可实现跨部门跨公司认领,实时高效跟进意向客户。

3.付款申请,可在一个模块中申请公司相关的所有费用,并可分摊到订单,用于统计和结算。各个分公司独立付款申请和需要总部参与审批的付款申请,按金额和类型自动判断。

4.按客户需求的定制化的各个模块审批流程,以付款审批为例,自动判断上级审批人员,自动判断分公司是否有副总参与审批,自动判断款项类别是否需要采购进行审批,自动判断金额是否需要总部参与审批,自动判断各分公司和总部是否有财务助理参与审批,总部审批通过后自动建立业务警示,提醒分公司财务人员。

5.完整的库存明细,随时查看各个产品的库存数量,定位对应的入库单和出库单,库存可对应到具体订单,可随时调拨订单的库存占用量,为是否采购提供依据。

6.多个数据统计分析,根据权限范围,可随时查看公司的业务数据概况,如各类产品的销量情况,销售总业绩情况,个人毛利产出情况,为公司决策和个人考核提供量化数据支持。

7.按订单自动进行独立的毛利核算,自动统计所有跟订单相应的收入与支出明细,自动根据客户类型和销售人员类型,计算销售和信息人员的提成,用于提成发放。

应用价值

经过双方近半年的努力,已经从以Excel为主的手工数据,转变为统一的信息化管理平台,主要实现以下几方面的价值:

1.实现多部门,多地区分公司,在同一平台进行集中管理。

2.信息员快速分配销售线索,业务员跟进状态实时反馈。

3.业务员可便捷、高效地对接采购部,进行供应商询价。

4.采购部门询价结果快速准确便捷地反馈到业务部,相关询价历史形成记录供以后参考。

5.单据格式多样化,快速、灵活地自动生成符合客户需求的单据。

6.准确的数据积累,快速精确地对业务员做绩效考核。

7.快速、准确了解客户的应收款、相关费用和开票信息。

8.快速、准确了解供应商的应付款、相关费用和发票信息。

9.库存管理,实时管理各产品库存情况。

10.业务过程中各项费用分摊到订单,订单毛利和业务员提成精准计算。

11.业务流程统一规范,从前期推广——销售——采购——物流——安装——服务等,各部门协作配合,工作效率大幅提升。

12.各种管理统计分析报表随时调取,方便管理者分析和决策。

13.行政人事管理,公司各项行政事务统一化管理。